شرکت های زیادی در سطح دنیا در حال فعالیت هستند. هرکدام از این شرکت ها در زمینه های مختلفی فعالیت می کنند، برخی در زمینه ارائه ی خدمات و برخی هم در زمینه ی ارائه محصولات مختلف، اما دغدغه هایی هستند که بین همه ی این شرکت ها یکسان است. یکی از این موارد صرفه جویی در زمان و هزینه ای است که برای فعالیت های داخل اداره صرف می شود. استفاده از اتوماسیون اداری می تواند کمک زیادی به صرفه جویی در زمان و هزینه کند.

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

خوب همیشه هم نمی توان به روش های قدیمی کارها را انجام داد و باید از ظرفیت های جدیدی که برای بهتر کردن کار ها وجود دارد استفاده کرد. شاید یکی از بهترین اتفاق هایی که افتاد ابداع اتوماسیون اداری تحت وب بود. با استفاده از این اتوماسیون ها شرکت ها و مجموعه های کاری بزرگ می توانند کار های خود را بهتر مدیریت کنند و نظم داشته باشند. برای مثال فکر کنید که بخشی از اداره بخواهد درخواستی را برای بخش دیگر ارسال کند، بجای اینکه این کار را با نوشتن نامه و جمع آوری مدارک مختلف انجام دهد که زمان زیادی را تلف می کند؛ می تواند با استفاده از یک اتوماسیون خیلی سریع درخواست خود را ارسال کند. اتوماسیون اداری می تواند در زمینه ی ثبت سفارش ها هم کمک حال باشد.

اما چرا اتوماسیون اداری تحت وب؟

اتوماسیون های نسل قبلی که وجود داشتند تنها مربوط به استفاده در مکان یا زمانی خاص بودند. برای مثال کسی که می خواست در ساعت غیر اداری برخی از کار های خود را انجام دهد نمی توانست به اتوماسیون دسترسی داشته باشد. البته کارهایی که می شد با اتوماسیون های نسل سابق انجام داد هم کم بود، برای مثال تنها می شد کد گذاری های هر بخش از مجموعه های شرکت را تعریف کرد و برخی امکانات محدود دیگر.

اتوماسیون اداری تحت وب سرعت بالایی نسبت به اتوماسیون ها دارد، هر کاربر آن می تواند با استفاده از اطلاعات کاربری خود از هر مکان و زمانی از اتوماسیون استفاده کند. این امتیازی بود که این نوع از اتوماسیون ها داشتند.

کاربرد های اتوماسیون

صرفه جویی در زمان و هزینه

اینکه فرآیند های اداری بیشتر با کاغذ انجام می شود و هر بخش برای هماهنگی با بخش دیگر باید نامه نگاری کند هزینه ی زیادی را در طول سال به شرکت تحمیل می کند. با استفاده از اتوماسیون اداری می توان کاری کرد که همه ی این کارها به راحتی و با چند کلیک انجام شود. همچنین کارهایی که باید انجام شود نیز کم تر می شود و پروسه ای که باید برای هر کار طی شود بسیار سریع تر می شود. 

یکی از قوانینی که در اداره ها و شرکت ها وجود دارد این است که باید اطلاعات همه ی مشتری ها و همه ی فعالیت ها ثبت شود. این کار در گذشته زمان زیادی می برد و کار سختی هم بود. اما با استفاده از اتوماسیون اداری این اطلاعات به راحتی بایگانی می شوند و در هر زمان و مکانی نیز قابل دسترسی هستند.

کم شدن اشتباه انسانی

اشتباهات اداری در ثبت اسناد و یا انجام کار ها یکی از مشکلات رایج است. در برخی موارد افراد برخی اسناد را چند بار ثبت می کنند و یا در انجام برخی کارها اشتباهاتی انجام می دهند که می تواند پروسه ی کاری را مختل کند. با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب این اشتباهات به کمترین میزان خود می رسد.

امکان بررسی پروسه ی انجام کار ها 

ارباب رجوع همیشه می خواهد بداند که تا به نتیجه رسیدن کارش باید چه مراحلی را طی کند و اکنون در کدام بخش از پروسه ی انجام کارش قرار دارد. با استفاده از اتوماسیون اداری می توان مشاهده کرد که هر درخواست و فعالیت در کدام مرحله قرار دارد. حتی برخی از کارها می توانند بدون مراجعه به محل شرکت و اداره انجام شوند.

داشتن آمار دقیق از فعالیت ها

گفتیم که آمار دقیق کار ها در اتوماسیون اداری ثبت می شود و می توان به راحتی به آن ها دسترسی داشت. با این قابلیت می توان گزارش های آماری ماهانه، سالانه و یا هفتگی  از موفقیت و فرآیندی که هر مجموعه طی می کند ارائه کرد.

این موارد تنها بخش کوچکی از فوایدی بود که استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب داشت. شما می توانید با استفاده از مشاوره ی متخصصان ما در شرکت ایده آل از مزایای اتوماسیون ها مطلع شوید و در صورت نیاز سفارش خود را نیز ثبت کنید.